Процесс обмена сообщениями¶

Сотрудник является участником процесса обмена сообщениями, если он выступает в качестве:

• инициатора сообщения – лица, создавшего проект и отправившего сообщение (в общем случае инициатор является и отправителем сообщения);

• получателя сообщения – лица, в адрес которого направляется уведомление, или исполнителя, т. е. лица, которому направляется задание (причем он может быть как ответственным исполнителем, так и соисполнителем);

• получателя отчета – лица, перед которым исполнители отчитываются о выполнении задания, и который принимает решение о принятии отчета или повторе задания;

• контролера исполнения – лица, осуществляющего контроль за выполнением задания.

Возможно совмещение функций нескольких участников процесса обмена сообщениями в лице одного сотрудника.

Пользователь видит только те сообщения, в которых он является участником (т. е. выполняет хотя бы одну из вышеперечисленных функций), работать с ними он может из папок раздела Сообщения или из списка сообщений по документу. При наличии определенных прав (Отображение всех сообщений по документу и Отображение всех проектов сообщений по документу) пользователю будут доступны все имеющиеся сообщения, отчеты, проекты сообщений и проекты отчетов по этому документу.

В Системе определено понятие «тип рассылки» – способ рассылки сообщений нескольким получателям. Используются следующие типы рассылки: последовательная и параллельная.

Обмен сообщениями-уведомлениями¶

Получатель сообщения-уведомления может:

• просмотреть уведомление и прикрепленный к нему документ, если он есть;

• перенаправить сообщение другому адресату, создав новое сообщение-уведомление или сообщение-задание;

• переместить уведомление в архив.

Обмен сообщениями-заданиями¶

Сообщение может быть подготовлено и сохранено как проект (например, помощник руководителя подготавливает проект, а руководитель отправляет). Проект сообщения помощник видит в папке «Проекты», а руководитель может видеть в списке сообщений по документу, который прикреплен к сообщению, или в папке «Проекты», если он указан как инициатор задания.

Сообщение может быть отправлено сразу после создания, без сохранения его как проекта.

Сообщение может быть отправлено сотрудникам, ролям (сообщение получат все сотрудники, входящие в указанную роль), подразделению (сообщение получат все сотрудники указанного подразделения либо ответственный исполнитель подразделения), группам рассылки сотрудников/ подразделений. Если получателей более одного, то сообщение можно отправить получателям параллельно (одновременно) или последовательно. При этом можно указать ответственного исполнителя.

Исполнители (ответственный исполнитель и соисполнители) должны выполнить задание или перенаправить его. Доступна возможность делегирования полученного задания, т. е. отправка сообщения-задания на исполнение другому сотруднику. В зависимости от выбранного режима соисполнители отчитываются либо ответственному исполнителю, либо получателю отчета, указанному в задании.

Если сообщение пришло на роль или подразделение, то по этому сообщению создается и отсылается только один отчет сотрудника, кто первый отчитался по этому сообщению (или того, кто взял на себя ответственность за выполнение полученного сообщения – взял сообщение в работу). У всех других участников роли или подразделения пришедшее сообщение переместится в архивные сообщения как выполненное.

Получатель отчета, просмотрев отчет, решает принять отчет и считать задание выполненным, или отклонить отчет и повторить задание.

Инициатор задания, его отправитель, получатель отчета могут снять задание с контроля, если допускается создание отчета по заданию за исполнителя (операция снятия с контроля соответствует операциям создания и принятия отчета по отправленному сообщению-заданию). Нельзя отчитаться за роль/подразделение, если инициатор задания, его отправитель, получатель отчета не входят в роль/подразделение.

Контролер исполнения может только просматривать контролируемое задание, документ-основание, и отчеты, создаваемые в процессе исполнения.

Отправитель (инициатор сообщения, получатель отчета) могут при определенных условиях отозвать, заменить или удалить сообщение.

После принятия отчета информация по этому сообщению автоматически перемещается в архивные папки почты у всех сотрудников, которые участвовали в выполнении этого сообщения.

Пользователи, которые имеют право просмотра сообщения или проекта сообщения, могут добавить заметку к сообщению и ознакомиться с заметками других исполнителей (при настройке отображения функционала заметок администратором Системы) (п. Заметки к сообщению).