Виды сообщений и отчеты по контрольным сообщениям

Для организации взаимодействия между различными участниками делопроизводственного процесса (руководителями, делопроизводителями, исполнителями и т. д.) в Системе реализована возможность обмена сообщениями и документами между сотрудниками организации.

Сообщения имеют типы: контрольные и неконтрольные. Для выполнения заданий используются сообщения-отчеты.

Сообщения-уведомления (неконтрольные) – сообщения, которые не требуют выполнения задания. Например, это могут быть документы, отправленные на ознакомление, рассмотрение и т. п. После ознакомления с таким документом пользователь может перенаправить его другому адресату, создав новое сообщение-уведомление или сообщение-задание, или перенести это сообщение в архив.

Сообщения-задания или поручения (контрольные) – сообщения, требующие от исполнителя действия над документом (подписания, согласования и т. п.). По таким сообщениям требуется создание отчета.

Для подтверждения выполнения задания исполнитель создает сообщение-отчет (отчет может быть «положительный» и «отрицательный»).

Отчет по заданию может:

  • содержать текст отчета;

  • иметь ответный документ.

В то же время исполнитель может отказаться от выполнения задания и отправить его на доработку, в этом случае его отчетом будет служить обоснование отказа. Любой отправленный отчет обязательно должен быть рассмотрен и принят.

Состояния сообщений

Входящие сообщения-задания, сообщения-уведомления и сообщения-отчеты могут находиться в следующих состояниях:

  • Проект сообщения, Проект отчета – созданное, но не отправленное сообщение, отчет;

  • Активно – получателем сообщения является текущий пользователь, роль, куда он входит или его подразделение;

  • Активно (срок исполнения истек) – просроченное сообщение текущего пользователя;

  • В работе – сообщение-задание взято в работу исполнителем;

  • Подготовлен успешно / Подготовлен (с отказом) – отчет о выполнении задания с «положительным» решением / с «отрицательным» решением получен, но еще не принят (Завершено (успешно) / Завершено (с отказом) если это сообщение, по которому отправлен отчет);

  • Делегировано – сообщение-задание было делегировано другому исполнителю.

Если сообщение или отчет перенаправлен, к состоянию сообщения/отчета добавляется метка img / иконка img (подробнее о состоянии архивных сообщений в п. Раздел «Архив»).