Передача дел

В процессе работы может возникнуть потребность в передаче активных дел другому сотруднику. Также непереданные дела препятствуют завершению увольнения.

Процедура по передаче дел включает 2 этапа:

  • формирование очереди на передачу дел сотрудника;

  • обработка очереди на передачу дел сотруднику (выполняется в соответствии с заданием планировщика).

Просмотр дел сотрудника

Для просмотра дел сотрудника необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Справочники в узел Основные.

  2. Открыть справочник Сотрудники.

  3. Выделить запись, на панели действий нажать кнопку меню img и выбрать действие [Передать дела]. Кнопка [Передать дела] доступна и при просмотре записи в области предпросмотра.

На экране отобразится окно передачи дел.

Окно передачи дел

В окне будут представлены все типы объектов Системы, доступные для передачи и назначенные на выбранного сотрудника. Ими могут быть:

  • Все сообщения-задания в состояниях Активно, В работе, Активно (Перенаправлено), В работе (Перенаправлено), где текущий сотрудник занимает одну из следующих ролей: «Контролер», «Получатель» или «Получатель отчета».

  • Отчеты в состояниях Подготовлен (успешно), Подготовлен (с отказом), Подготовлено (успешно) (перенаправлено), Подготовлено (с отказом) (перенаправлено), где текущий сотрудник является получателем отчета.

  • Задачи без признака Архивная, где текущий сотрудник занимает хотя бы одну из ролей «Исполнители» или «Ответственный исполнитель».

  • Маршруты, где текущий сотрудник является создателем маршрута. Этапы маршрутов, где текущий сотрудник является участником неактивного этапа запущенного маршрута в качестве исполнителя и/или получателя отчета. Шаблоны этапов маршрута, где текущий сотрудник является исполнителем и/или получателем отчета.

Типы объектов сгруппированы и включают подгруппы: Задачи - Виды задач, Сообщения - Типы сообщений, Гибкий лист рассылки - Маршрут, этап маршрута, шаблон этапа маршрута. В таблице выводятся все виды задач и типы сообщений как предустановленные, так и созданные администратором Системы.

Передача дел текущего сотрудника

Для передачи дел текущего сотрудника необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Справочники в узел Основные.

  2. Открыть справочник Сотрудники.

  3. Выделить запись, на панели действий нажать кнопку меню img и выбрать пункт [Передать дела]. Кнопка доступна и при просмотре записи в области предпросмотра.

  4. Выбрать тот тип объекта, который должен быть передан другому пользователю. Для этого раскрыть подгруппу и установить чекбоксы у нужных типов объектов. Для выделения всех типов объектов можно использовать чекбокс в заголовке таблицы в колонке Подгруппа.

  5. Нажать кнопку [Назначить сотрудника] и подтвердить выбранное действие.

  6. В открывшемся окне выбора сотрудника найти того сотрудника, кому будут переданы выбранные типы объектов. Для поиска можно использовать отображение с привязкой сотрудника к подразделению или поиск по ФИО или должности. Нажать кнопку [Выбрать].

Выбранные дела будут поставлены в очередь на передачу дел. В строке для выбранных типов объектов будет добавлена информация о тех, кому будут переданы дела.

Нажатие кнопки [Отменить назначение] позволяет удалить выбранные дела из очереди на передачу дел.

При необходимости выполнить вышеперечисленные действия для других типов объектов, если они остались.

Обработка очереди на передачу дел сотрудника

Обработка очереди на передачу дел сотрудников осуществляется автоматически в установленное время (по умолчанию в 23:00).

Для выполнения передачи дел в модуле «Управление планировщиком» (п. Управление планировщиком) должно быть создано (импортировано) задание на обработку очереди на передачу дел сотрудников.

В очередь попадают записи в статусе Запланирована. При работе планировщик устанавливает для записи статус В работе и согласно выбранным типам объектов определяет объекты сотрудника, которые необходимо передать.

При успешной обработке планировщик устанавливает для записи статус обработки Выполнена успешно и заполняет дату обработки (п. Просмотр очереди на передачу дел).

При успешном выполнении передачи дел:

  • Если передается сообщение, то создается новое сообщение, связанное с исходным сообщением типом связки «Передача дел». Исходное сообщение переводится в состояние Удалено. В новом сообщении текущий сотрудник заменяется на получателя дел в ролях «Получатель» и «Получатель отчета», тема сообщения формируется по шаблону: «Передача дел: <Исходная тема>». Остальные поля нового сообщения, за исключением даты создания (заполняется текущей датой), заполняются значениями исходного сообщения. Все связки с исходным сообщением заменяются на связки с новым сообщением. Связки проекта отчета по исходному сообщению, в котором текущий пользователь не является создателем, заменяются на связки с новым сообщением. Проект отчета по исходному сообщению, в котором текущий пользователь является создателем, удаляется.

  • Если передается отчет, то выполняется замена текущего сотрудника на получателя дел для роли «Получатель отчета».

  • Если передается задача, то выполняется замена текущего сотрудника на получателя дел в тех атрибутах задачи, с которыми связаны виртуальные роли, за исключением роли «Создатель».

  • Если передаются маршруты гибкого листа рассылки, то выполняется замена создателя маршрута, которым является текущий сотрудник, на выбранного при передаче дел. Если передаются этапы маршрута, то в этапах запущенного маршрута, которые находятся в состоянии В ожидании, происходит замена текущего сотрудника на получателя дел для ролей «Исполнитель» и «Получатель отчета». Если передаются шаблоны этапов маршрута, то выполняется замена текущего сотрудника в ролях исполнителя и получателя отчета на выбранного при передаче дел.

Просмотр очереди на передачу дел

Для просмотра очереди на передачу дел необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Справочники в узел Основные.

  2. Открыть справочник Сотрудники.

  3. Выбрать сотрудника, нажать кнопку меню img на панели действий и выбрать команду [Информация о передаче дел].

На экране будет представлено окно очереди на передачу дел сотрудника. Выполнение данного действия также доступно из области предварительного просмотра.

Очередь на передачу дел

Очередь формируется из записей, в которых указаны сотрудники и типы объектов, предназначенные для передачи (в табличном представлении отображается информация о типе объекта, получателе, статусе и дате передачи).

Список дел сгруппирован по владельцам дел. В название группирующего узла вынесена информация, сформированная по шаблону: «<ФИО сотрудника-владельца> (Всего: <Количество дел для передачи>)».

Записи в очереди на передачу дел сотрудников могут быть в одном из следующих статусов:

  • Запланирована – запись добавлена в очередь, но не обработана.

  • В работе – запись обрабатывается.

  • Выполнена успешно – передача дел соответствующего типа выполнена успешно.

  • Выполнена с ошибками – при передаче дел соответствующего типа возникла ошибка.

Окно очереди на передачу дел содержит переключатель Архив при положении «Выключено» отображается список записей из активной очереди на передачу дел, положение «Включено» используется для просмотра архивной части очереди на передачу дел.

В архивную часть очереди на передачу дел попадают дела в статусе Выполнена успешно или Выполнена с ошибками и периодом передачи (от даты передачи до текущей даты), превышающим значение параметра ActiveQueueTimer.

Изменение очереди на передачу дел

Система допускает внесение изменений в очередь на передачу дел сотрудников для записей в статусе Запланирована (не считается обработанной). Можно переназначить сотрудника или отменить запланированную передачу дел.

Отмена передачи дел

Для отмены передачи дел необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Справочники в узел Основные.

  2. Открыть справочник Сотрудники.

  3. Выбрать сотрудника, нажать кнопку меню img на панели действий и выбрать команду [Информация о передаче дел].

  4. Отметить одну или несколько записей (выделить можно и все дела сразу), нажать кнопку [Отменить назначение] (кнопка доступна только для записи в статусе Запланирована) и подтвердить удаление записей из очереди.

Изменение очереди на передачу дел

Выбранные дела будут исключены из очереди на передачу дел.

Переназначение уже выбранного сотрудника

Для переназначения уже выбранного сотрудника необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Справочники в узел Основные.

  2. Открыть справочник Сотрудники.

  3. Выбрать сотрудника, нажать кнопку меню img на панели действий и выбрать команду [Информация о передаче дел].

  4. Отметить одну или несколько записей (выделить можно и все дела сразу), нажать кнопку [Назначить сотрудника] (кнопка доступна только для записи в статусе Запланирована) и подтвердить переназначение.

  5. В окне выбора сотрудника указать другого сотрудника.

После подтверждения выбора у записи изменится информация о получателе (ФИО и должность) и дате передачи.