Справочник «Номенклатура дел»

Справочник Номенклатура дел служит для ведения номенклатуры дел организации. Справочник представляет собой систематизированный перечень наименований дел (заводимых в организации) с указанием сроков их хранения, и составляется с учетом организационной структуры, где каждому подразделению соответствует своя номенклатура дел.

Справочник «Номенклатура дел»

По умолчанию в рабочей области справочника выводится полный перечень дел организации (по всем подразделениям) текущего года. При этом существует возможность просмотреть номенклатуру дел за конкретный год, а также с учетом отдельно взятого подразделения. Для этого необходимо нажать кнопку [По подразделениям] – в верхней части основного окна отобразится иерархический справочник подразделений. При выборе конкретного подразделения в нижней части окна будет представлена номенклатура дел этого подразделения. К этой номенклатуре может быть добавлена номенклатура дел дочерних подразделений (по отношению к выбранному), для этого нужно нажать кнопку [Дочерние]. Для фильтрации номенклатуры дел по годам изменить предустановленное значение, при удалении значения фильтра выводится полный перечень дел предприятия (по всем подразделениям) в хронологическом порядке.

Если дело является переходящим, то оно появится в номенклатуре дел за указанный год в следующих ситуациях:

  • указан год завершения дела и выполняется условие: «Год заведения дела» <= «Год, за который выводится номенклатура на экран» <= «Год завершения дела»;

  • год завершения не указан, но выполняется условие: «Год заведения дела» <= «Год, за который выводится номенклатура на экран».

Копирование номенклатуры дел

Функциональной особенностью справочника Номенклатура дел является возможность копирования всей номенклатуры (выбранного подразделения) за один из предыдущих годов в указанный год. При этом переходящие дела не копируются.

Для копирования дела в справочнике Номенклатура дел необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Управление справочниками, далее раскрыть узел Дополнительные и выбрать справочник Номенклатура дел.

  2. В таблице элементов справочника выделить дело, на панели действий нажать кнопку меню img и выбрать пункт [Копировать дела].

    Копирование номенклатуры дел

  3. Указать требуемые реквизиты в полях формы копирования дела и нажать кнопку [Сохранить].

Дело будет скопировано.

Для успешного копирования дела необходимо соблюсти условия, согласно которым у выбранного подразделения:

  • имеется хотя бы одно непереходящее дело за год, указанный в качестве года источника;

  • отсутствуют непереходящие дела за год, указанный в качестве года назначения.

Существует возможность скопировать номенклатуру по всем существующим в иерархии подразделениям. Для этого в поле Подразделение необходимо выбрать родительскую компанию и установить чекбокс в поле Копировать дела дочерних подразделений (при отсутствии установленного чекбокса будут скопированы только дела подразделения верхнего уровня).

Выполнение данной операции возможно при соблюдении аналогичных условий, что и при копировании дел конкретного подразделения.

Создание нового дела

Для создания дела необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Управление справочниками, далее раскрыть узел Дополнительные и выбрать справочник Номенклатура дел.

  2. На панели действий нажать кнопку img.

  3. Заполнить следующие обязательные реквизиты:

    • Подразделение – наименование подразделения, к которому приписывается номенклатура дел. Для выбора доступны как активные, так и закрытые подразделения. По умолчанию в поле указано подразделение, выделенное в иерархическом списке организации, или подразделение выбранного дела.

    • Год заведения – год заведения дела.

    • Название – наименование дела.

    • Срок хранения (мес) – срок хранения документов, содержащихся в деле. Заполняется вручную.

    К необязательным реквизитам относятся:

    • Индекс дела – делопроизводственный индекс дела, является составным, по умолчанию отображается индекс подразделения.

    • Переходящее дело – индикатор, указывающий, что данное дело является переходящим.

    • Год завершения – год завершения переходящего дела.

    • Примечание – для записи комментариев по данному делу.

    Создание дела

  4. Нажать кнопку [Сохранить].

Дело будет создано. При сохранении выполняется проверка на уникальность сочетания реквизитов дела: Год заведения, Подразделение, Индекс дела.

Процесс редактирования и удаления элемента справочника описан в п. Редактирование, удаление элемента справочника.

Информация о совершенных операциях отображается при нажатии кнопки img.