Раздел «Документы»¶

Для перехода в раздел Документы необходимо нажать на панели навигации кнопку – откроется иерархическая структура раздела.

На верхнем уровне отображаются узлы:

• Избранные – предназначен для быстрого доступа пользователя к часто используемым журналам регистрации (п. Добавление журнала регистрации в избранное).

• Журналы регистрации – основное хранилище документов. Наименование журнала (например, «Входящая корреспонденция», «Внутренние документы», «Приказы и распоряжения» и т. д.) указывает на категорию документов, для регистрации которых он предназначен. Журналы регистрации могут быть отображены на одном уровне, отсортированы в алфавитном порядке по названию или сгруппированы по принадлежности к подразделениям (п. Группировка журналов регистрации). При выборе какого-либо журнала регистрации в рабочей области отображается список документов, зарегистрированных в этом журнале.

• Консолидированные журналы – хранилище документов, в котором отображаются документы из одного или нескольких других журналов, удовлетворяющие определенным условиям. Условия отбора документов в консолидированные журналы задаются администратором Системы при их создании.

• Папки журналов – хранилища журналов регистрации, предусмотренные для удобства пользователя и позволяющие организовать хранение в них ярлыков определенных журналов регистрации. Каждый ярлык, помещенный в папку, выглядит как журнал регистрации, на который данный ярлык ссылается. Создание папок журналов и добавление ярлыков журналов регистрации в папки журналов описаны в п. Настройка папок журналов. Создание ярлыка журнала из формы журнала регистрации описано в п. Создание ярлыка журнала регистрации.

• Папки документов – хранилища документов, предусмотренные для удобства пользователя и позволяющие организовать хранение в них ярлыков определенных документов (например, наиболее важных). Каждый ярлык, помещенный в папку, выглядит как расположенный в журнале регистрации документ, поэтому содержимое папки, выбранной в дереве объектов, отображается в рабочей области так же, как содержимое журнала. Создание папок документов описано в п. Настройка папок документов. Подробное описание действий при создании ярлыка документа представлено в п. Создание ярлыка документа.

• Удаленные – хранилище логически удаленных документов.

Группировка журналов регистрации¶

В Системе реализована возможность выбора способа представления журналов регистрации и консолидированных журналов.

Для изменения способа группировки журналов необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел Настройки в узел Настройки пользователя и выбрать подраздел Папки документов.

2. Установить чекбокс в поле Группировать журналы документов по подразделениям и нажать кнопку [Сохранить].

Способ группировки журналов будет изменен.

В узле Журналы регистрации / Консолидированные журналы / Избранные сформируются дочерние узлы по подразделениям, к которым приписаны журналы. Все подразделения отобразятся на одном уровне иерархии, т. е. без учета подчиненности одних подразделений другим. Конечными узлами иерархии будут являться журналы, связанные с подразделениями (родительскими узлами).

В иерархической структуре все дочерние узлы и журналы регистрации отсортированы (по названию) в алфавитном порядке (от А до Я).