Создание журнала регистрации

Для создания журнала регистрации необходимо выполнить следующие действия:

  1. Перейти в раздел Управление справочниками, далее раскрыть узел Документы и выбрать справочник Журналы регистрации.

  2. Нажать кнопку img на панели действий и в окне создания нового журнала заполнить следующие реквизиты:

    • Название – наименование журнала (обязательный параметр). В справочнике не может быть двух журналов регистрации с одинаковыми названиями.

    • Тип журнала – тип гибкой регистрационной карточки, используемой для регистрации документа в журнале (обязательный параметр). Выбирается из списка существующих в Системе типов регистрационных карточек - основных, опциональных, сконструированных в конструкторе карточек. В режиме редактирования это поле будет доступно для изменения только если в этом журнале не зарегистрированы документы.

    • Подразделение – наименование подразделения, к которому относится журнал (обязательный параметр). Поле может быть заполнено путем автоподбора или путем выбора значения из справочника. Нажатием кнопки img вызывается окно Подразделение, где представлена иерархия подразделений организации.

    • Шаблон имени файла – шаблон наименования файла при скачивании. Для того чтобы сформировать шаблон, необходимо нажать кнопку img, добавить в шаблон доступные макросы/атрибуты и нажать кнопку [Сохранить].

    Пользователь может задать статический текст, макрос атрибута документа журнала, макросы даты [%DAY%, %MONTH%, %YEAR%], %FileName% наименование файла (используется по умолчанию).

    Если в наименовании присутствуют спецсимволы, они автоматически заменяются на символ «_».

    Пример сложного шаблона: 'Файл '+%FileName%+' вх. документа '+%Name%+' под номером '+%RegistrationNumber%+' зарегистрированный '+%RegistrationDate%+' в '+%YEAR%+' году'

    Доступные макросы/атрибуты для добавления в шаблон имени файла

    • Шаблон номера – шаблон номера, автоматически присваиваемый документу при регистрации. Формат шаблона: «<параметр><параметр><параметр>…». Параметры могут быть следующего вида:

      • <строка> – строка символов;

      • <номер по порядку> – порядковый номер документа в журнале в пределах календарного года, обозначается как ~N~;

      • <строка доступа к параметрам системы> – использование различных типов макросов.

    При создании простого шаблона регистрационного номера, в котором используются только два первых из перечисленных параметров, нужно воспользоваться строкой ввода. Для добавления в шаблон макросов необходимо нажать кнопку img, сформировать шаблон, добавляя в него доступные макросы/атрибуты, и нажать кнопку [Сохранить].

    Доступные макросы/атрибуты для добавления в шаблон номера журнала регистрации

    • Индекс – символьное поле.

    • Использовать правила доступа – переключатель, включающий режим доступа к объектам Системы с помощью правил (переключатель доступен только в режиме создания журнала и в случае редактирования журнала, у которого нет документов) (п. Доступ к объектам Системы с помощью правил).

    • Примечания – примечание к журналу регистрации.

    Доступные макросы/атрибуты для добавления в шаблон номера журнала регистрации

  3. Сохранить введенные значения.

Журнал регистрации будет создан. После сохранения созданного журнала регистрации должны быть определены права на документы и шаблон прав на файлы этого журнала или заданы правила доступа.

Процесс редактирования и удаления элемента справочника описан в п. Редактирование, удаление элемента справочника.

Информация о совершенных операциях отображается при нажатии кнопки img.